事務機構改革

1997年(平成9年)10月に発足した緊急アドミッション委員会の事務局ワーキングチームによる最終報告を受け、1998年(平成10年)本学は教学面だけでなく、それを支える事務機構の改革に着手した。これは同年6月、西岡信雄理事長より行われた事務局長への諮問に端を発している。厳しい社会環境における大学の自己変革が求められる時代、本学発展に必要な事務機構整備のため、事務局自らがそのあり方、役割を抜本的に問い直す16年ぶりの大改革となった。

7月24日、事務局長選任の9名の委員による「事務機構改革検討委員会」が発足、局長原案をもとに討議を重ねた。改革の主眼は、志願者・在学生・卒業生・音楽愛好家などのニーズを把握・予測し、それに応えるサービスを提供し得る新たな体制作りであった。当時の事務機構は、16年前の1984年(昭和59年)に整備された4部局9課2事務室に、オペラハウスやO号館の完成で発生した業務に合わせる形で組織が改変されており、各課や事務室の位置付けが曖昧であった。原案による新機構はサービスの提供対象や業務の内容から、学務・アドミッション・エクステンション・研究・管理・企画の6部門で構成され、検討委員会も概ねこれに同意、12月に事務局長の第1次答申が理事長に提出された。この中には学生に対する総合相談窓口「学務センター」の設置や、研究のために共有できるデータベースの形成・管理体制の構築、専門スタッフによる「情報管理室」の設置など検討委員会による意見も盛り込まれた。

翌1999年(平成11年)2月、事務機構改革第2段階検討委員会が編成され、各部門の業務分析チーム、コンピュータ推進・ワーキングチーム、学内諸規程検討プロジェクトチームが発足、具体的かつ詳細な検討の結果、同年9月に事務局長の最終答申が提出された。理事会の了承を得て、12月には改革実行に向け事務局長と各部門を担当する6名の委員による「新事務機構準備委員会」が始動。人的配置については職員全員を対象とした調査資料をもとに、事務局長の面談のうえ行った。

2000年9月、サービスの向上・充実をめざした新事務機構が発足。改革の柱の一つは、学務事務部門に「学務センター」を設置したことである。従来教務、学生、演奏の各課に分散していた学生への窓口業務を一本化することにより、業務効率が上がるとともに迅速なサービスが可能となった。もう一つの柱はエクステンション事務部門を新設、その窓口として「エクステンション・センター」を設置したことであった。これに向けては常任理事会の要請を受けた就職指導担当の理事、教員、職員が1998年6月より準備を開始、同年12月にエクステンション事業推進委員会が発足し、事務機構改革と平行して作業が進められていた。大学教育を生涯学習の中の通過点と捉え、在学生の進路開拓のみならず、卒業生の活動支援や公開講座、資格取得など社会とつながる業務を広範囲にわたって対応する部門として誕生した。

この改革を実現するにはコンピュータによるデータ管理、ネットワーク作りが不可欠であり、同時に進められていたが、2000年7月に本学のホームページが一新され、その後学内LANも構築されるなど、本学のIT化も一気に進むこととなった。


新事務機構の概要は以下の通り。
 

■学務事務部門

学修・教育・演奏に関する業務全般、並びに学生生活・課外活動、福利厚生全般にわたる在学生に係る業務全般を担当。在学中はもとより卒業後も成績証明の発行、教員免許についての相談並びに科目等履修等を扱う。

 
  ■アドミッション事務部門

入学・入試に関する業務全般および留学生受け入れや音楽学園に関する業務を担当。入学志願者・関係指導者・保護者・高等学校へ情報サービスを提供する業務並びに在学生のうち内部進学希望者に対して学務センターを介して情報を提供する業務を扱う。

 
■エクステンション事務部門

在学生に対するインターンシップなど に学外活動および就職活動等の支援業務全般を担当。卒業生の活躍機会の開拓並びに本学が音楽教育機関として社会に提供できる事業の企画と提供に関する業務全般を扱う。(オペラハウス主催の演奏会、K号館での公開講座等)

 
  ■研究事務部門

本学教員の研究全般に必要な事務を担 当するとともに、本学付属機関(図書館・楽器博物館・音楽研究所)の事務を担当。在学生並びに教職員および学外研究者に対し研究支援のためのサービス業務などを扱う。

 
■管理事務部門

財務・施設・人事の管理に必要な事務全般並びに事務機構全体のための事務用コンピュータ・ネットワークの整備・管理業務を担当。

 
  ■企画事務部門

教学運営責任者並びに理事会の業務執行に必要な事務全般を担当。法人関連の監督官庁への届出・申請の事務、将来計画の立案に関する事務、対外重要契約書類、対外広報の統括・広報誌の作成などを扱う。